Digitalisierung interner Prozesse

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

im Sinne der Nachhaltigkeit und der weiteren Digitalisierung interner Prozesse nehmen wir im Sachgebiet 3 künftig

Absetzungen ausschließlich über das digitale Antragsformular entgegen. Das Formular gilt ausschließlich für technische Ausstattung (IT-Geräte).

Das Antragsformular ist in den Fachbereichen durch die jeweiligen Haushaltsbeauftragten auszufüllen.

Das digitale Formular finden Sie ab sofort im Intranet.

So funktioniert der neue Prozess:

1. Organisationseinheit wählen

• Die verantwortlichen Personen werden anschließend automatisch angezeigt.

2. Inventarnummer eingeben und Inventardaten abfragen

• Alle zugehörigen Inventarstammdaten werden automatisch aus dem System übernommen.
• Wichtig: Das Feld „Anzahl“ muss größer als 0 sein.

Da Inventargegenstände innerhalb der Hochschule mit der Zeit weitergegeben oder verlagert werden können,

kann es vorkommen, dass in der Übersicht eine Anzahl = 0 angezeigt wird. In diesen Fällen existiert das Inventar nicht (mehr).

In solchen Fällen nehmen wir gerne Korrekturen nach Rücksprache mit Antragstellenden vor.

Entsprechende Inventargegenstände können daher auch zur Absetzung beantragt werden.

3. Absetzungsgrund und Maßnahme angeben

• Als Haushaltsbeauftragte geben Sie den Grund der Absetzung sowie die geplante Maßnahme an.
• Bitte bestätigen Sie anschließend die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Angaben.

Im nächsten Schritt erhält das Sachgebiet 3 den digitalen Antrag, prüft diesen und setzt das Inventar im System ab.

Anschließend erhält der Antragstellende Haushaltsbeauftragte der Organisationseinheit eine Bestätigungsmail sowie eine .pdf-Quittung über die erfolgte Absetzung.

Die Digitalisierung bringt uns weiter folgende Vorteile:

• Kein Ausdrucken, kein Scannen, keine Hauspost
• Einsparung von Papier, Toner und weiteren Ressourcen
• Schnellere Bearbeitung und direkte Rückmeldung
• Automatische Erfassung für statistische Auswertungen
• Bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz im gesamten Prozess
• Einheitlicher und strukturierter Ablauf für alle Beteiligten

Wir freuen uns, diesen neuen Prozess gemeinsam mit Ihnen an der Hochschule Worms einzuführen!

Bei technischen Fragen zum Formular wenden Sie sich bitte an formulare@hs-worms.de. Bei inhaltlichen Fragen zur Absetzung steht Ihnen Sebile Saso (SG-3) gerne zur Verfügung.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Sachgebiet 3 – Finanzen & Controlling