Erinnerung: Workflow zur digitalen Rechnungsverarbeitung

07.01.2026

Vielen Dank an alle Haushaltsbeauftragten für die Unterstützung bei der Umsetzung der Digitalisierung von E-Rechnungen.

Aus Sicht des Sachgebiets 3 hat sich der neue Workflow bewährt. Er hat die Rechnungsbearbeitung deutlich beschleunigt, den Papierverbrauch enorm reduziert sowie die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen erhöht und den Zugriff auf die Unterlagen im Nachgang bei Rückfragen ebenfalls erheblich vereinfacht.

Zur Sicherstellung dieser Vorteile bitte Folgendes beachten:

Wichtige Hinweise:

Pro Rechnung = 1 E-Mail (der gesamte E-Mail-Verlauf gilt als Vorgangsdokumentation)
Anhänge prüfen (E-Mails „Weiterleiten“, beim „Antworten“ gehen Anhänge verloren!),
Betreffzeile korrekt verwenden,
evtl. in Papierform vorliegende Originalrechnungen bis Ende jedes Quartals dem SG3 nachreichen,
SG3 plant für den Februar eine Haushaltsschulung für die Haushaltsbeauftragten.

Workflow:

1. Rechnung prüfen

2. E-Mail mit Anhang an fibu@hs-worms.de weiterleiten (nicht antworten, da sonst der Anhang nicht mitgeführt wird!)

3. Betreffzeile anpassen: „Rechnungsnummer XXXX, Rechnungssteller“

4. Folgende Angaben in den E-Mail-Text angeben:

- "Beigefügte Rechnung wird von mir sachlich und rechnerisch richtig bestätigt."

- „Kontierung“

ggf. „Vergabevermerk Nr. XXX“

- ggf. „Inventarisierung mit Nr. XXXX vorgenommen.“

Das SG3-Team

Grafische Darstellung: