Sachgebiet 3 - Finanzen & Controlling informiert

Ab sofort können digital eingehende Rechnungen (z.B. als PDF oder X-Rechnung per E-Mail) ohne Ausdrucken bearbeitet werden.

Der Gesamtprozess wird somit für alle deutlich vereinfacht und beschleunigt, der Ressourcenverbrauch (Papier, Toner, Ordner, Schränke, Archive etc.) enorm reduziert.

Das spätere Finden von Rechnungen wird ebenfalls erheblich leichter.

So funktioniert der neue Prozess:

1. Rechnung prüfen

2. E-Mail mit Anhang an fibu@hs-worms.de weiterleiten

3. Folgende Angaben in den E-Mail-Text angeben:

                - "Beigefügte Rechnung wird von mir sachlich und rechnerisch richtig bestätigt."

                - ggf. „Vergabevermerk Nr. XXX“

                - „Kontierung“

                - ggf. „Inventarisierung mit Nr. XXXX vorgenommen.“

4. Betreffzeile anpassen: „Rechnungsnummer XXXX, Rechnungssteller“

Für Rechnungen, die in Papierform per Post eingehen ändert sich vorerst nichts. Wer möchte, kann die Rechnung einscannen und digital weiterleiten (wie oben beschrieben).

Originalrechnungen müssen dem SG3 spätestens am Ende jedes Quartals nachgereicht werden.

Parallel hierzu werden unsere Auftragsnehmer darüber informiert, dass Rechnungen bitte nicht mehr in Papierform an uns versendet werden sollen, sondern per E-Mail an fibu@hs-worms.de

Wir freuen uns sehr, diesen neuen Prozess gemeinsam mit Ihnen auszurollen.

Bei Fragen oder Anregungen stehen Ihnen Herr Hochstrasser und Frau Saso jederzeit gerne zur Verfügung!

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Ihr SG3