Datenschutzinformation

Informationen zur Datenverarbeitung in ALMA und Primo VE

Die in dieser Datenschutzinformation beschriebene Anwendung ergänzt die Datenschutzinformation der Hochschule Worms. Die allgemeine Datenschutzerklärung der Hochschule Worms finden Sie hier.

Die Hochschule Worms hat sich mit ihrer Hochschulbibliothek zur Verwaltung der Hochschulbibliothek und zur Verzeichnung der durch die Bibliothek zur Verfügung gestellten Medien zur Nutzung des Bibliotheksmanagementsystems ALMA sowie zur Nutzung des Resource Discovery Systems Primo VE als bibliothekarisches Suchsystem entschieden.

Das Bibliotheksmanagementsystem Alma ist die zentrale Verwaltungssoftware zur Steuerung wesentlicher Kernprozesse in einer modernen wissenschaftlichen Bibliothek. Dazu gehören u.a. Verwaltung der Nutzerdaten im Rahmen der Medienausleihe, Verlängerung, Vormerkung, Durchführung von Gebühren- und Mahnprozesse sowie Nutzerkommunikation.

Primo VE ist ein bibliothekarisches Suchsystem (Resource Discovery-System), das eine Literaturrecherche über verschiedene Suchmasken ermöglicht.

In ALMA werden personenbezogene Daten verarbeitet. Damit gelten für ALMA die einschlägigen Datenschutzgesetze.

1 Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit der Anmeldung zur Hochschulbibliothek genehmigen Bibliotheksbenutzer die Speicherung ihrer Daten zu Zwecken der Bibliotheksbenutzung.

Es werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

1.1 Bibliotheksmanagementsystem (Alma)

a) Angaben zur Person

• Vorname, Nachname, Titel, Geschlecht, Geburtsdatum
• Primäre Kennung, Bibliotheksbenutzergruppe, Status, Datum der letzten Benutzeraktivität, bevorzugte Sprache, Benutzerrolle, weitere Kennungen
• Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummern)
• Sperren, Gebühren

b) Benutzungsdaten im Rahmen des Ausleihverfahrens

• Ausleihen (Titel, Fälligkeitsdatum, Ausleihdatum, Ausleihstatus, Ausleihnotiz)
• Rückgaben (Titel, Rückgabedatum)
• Vormerkungen (Titel, Bestelldatum)

Diese Daten werden verarbeitet, um physische Medien verleihen und eventuell anfallende Gebühren erheben zu können.

1.2 Primo VE

• Suchanfragen
• IP-Adresse des Nutzers

Suchanfragen werden temporär gespeichert, um die Funktion "Suchhistorie" anbieten zu können.  Die IP-Adresse wird temporär gespeichert, um eine missbräuchliche Nutzung der Daten durch Bots, Crawler, etc. ermitteln zu können.

Bei der Verwendung der Funktion "Anmeldung" zum dauerhaften Speichern von Suchanfragen und Merklisten (Favoriten) werden außerdem folgende Daten gespeichert:

• Vorname, Nachname
• Primäre Kennung
• E-Mail-Adresse

2 Datenübermittlung

2.1 Bibliotheksmanagementsystem (Alma)

Die Daten werden an folgende Empfänger außerhalb der Hochschule übermittelt:

• im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Support & Einzelaufträge) an das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) des Landes Nordrhein-Westfalen sowie,
• im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Bereitstellung, Hosting & Support) an die Ex Libris (Deutschland) GmbH übermittelt.

2.2 Primo VE

Die Daten werden nicht an Dritte übermittelt.

3 Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

3.1 Bibliotheksmanagementsystem (Alma)

Sämtliche personenbezogene Daten werden solange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder eine gesetzliche Verpflichtung zur Speicherung besteht.

Diese Daten werden nur zum Zweck der Nutzerverwaltung verarbeitet. Es erfolgt keine Verarbeitung für andere Zwecke.

Nach Beendigung des Benutzungsverhältnisses werden alle personenbezogenen Daten gelöscht.

3.2 Primo VE

Suchanfragen (Suchhistorie) und IP-Adresse von Nutzerinnen und Nutzern werden 24 Stunden lang in der Datenbank gespeichert.

Gespeicherte Suchanfragen und Merklisten (Favoriten) werden solange gespeichert, bis diese von der Nutzerin bzw. dem Nutzer gelöscht werden oder bis das Konto der Benutzerin bzw. des Nutzers aus Primo VE entfernt wird.

------

Verantwortlichkeit

Datenschutzrechtlich verantwortlich gemäß Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO):

Hochschule Worms, Körperschaft des öffentlichen Rechts
Erenburgerstraße 19
67549 Worms
i. V.
Herr Prof. Dr. Hans Rück
Vizepräsident

T: +49 (0) 6241.509-245
F: +49 (0) 6241.509-222
E: sekretariat-praesidium[at]hs-worms.de

Die Hochschule Worms wird vertreten durch die Präsidentin oder den Präsidenten, vgl. § 80 Abs. 1 S. 1 Hochschulgesetz Rheinland-Pfalz (HochSchG). Diese Position ist derzeit vakant.
Die Vizepräsidenten der Hochschule vertreten in ihrem jeweiligen Aufgabengebiet die Präsidentin oder den Präsidenten, vgl. § 82 Abs. 1 S. 4 HochSchG. Diese sind Herr Prof. Dr. Zdravko Bozakov, Herr Prof. Dr. Hans Rück und Herr Prof. Dr. Sinewe.
Ihre Aufgaben bestimmt der Geschäftsverteilungsplan (§ 79 Abs. 4 HochSchG).

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

Hochschule Worms
Datenschutzbeauftragte/r
Erenburgerstraße 19
67549 Worms

T: +49 (0) 6241.509-0
E: datenschutz[at]hs-worms.de

Rechte als betroffene Person, Beschwerderecht (Aufsichtsbehörde)

Aufgrund der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als betroffene Person Rechte nach der DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen bzw. der verantwortlichen Stelle zu:

1. Recht auf Auskunft (Art. 15 Abs. 1, 2 DSGVO)
2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) bzw. Löschung (Art. 17 DSGVO)
3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
4. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
5. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit.e) DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung geschieht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), steht Ihnen das Recht zu, die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten ohne Angabe von Gründen zu widerrufen.

Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Der Widerruf kann jedoch dazu führen, dass Sie danach keinen Zugang zum Portal und damit keine Teilnahmemöglichkeit an Kursen haben.

Eine Löschung der Daten aufgrund eines Widerrufs ist nicht möglich, soweit die Datenverarbeitung auf anderen Rechtsgrundlagen beruht, z. B. soweit es sich um Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Lehrveranstaltungen oder Prüfungsdurchführungen handelt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese DSGVO verstößt.

Die für die Hochschule Worms zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz LfDI, Postfach 340, 55020 Mainz

-----

[Fassung vom 03.09.2024]